RADON: scrummen als succesvolle projectaanpak

Voor het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ontwikkelde QDelft het ‘RADON’ systeem. RADON is een cruciaal programma voor het ministerie, waarmee het leerlingen- en studentenramingen opstelt. De productie van deze ramingen is essentieel voor de onderbouwing van de begroting van het ministerie. Met het nieuwe systeem zijn ook de effecten van bepaalde maatregelen te voorspellen, iets dat voor het ministerie van grote waarde is bij de ontwikkeling van beleid.

De opdracht

RADON is de opvolger van ‘Lector’, een systeem dat al sinds 1995 operationeel was.
Lector maakte gebruik van de verouderde programmeertaal Fortran, en bood niet de mogelijkheid om op eenvoudige wijze extra basisgegevens en variabelen toe te voegen. Het ministerie wilde dat juist graag, want door het toevoegen van extra gegevens zijn betere en meer specifieke voorspellingen mogelijk over de effecten van bepaalde maatregelen. Na een aanbesteding gunde OCW de opdracht voor de bouw van RADON aan QDelft, dat veel ervaring heeft met onderwijs- en rekenmodellen. De Directie Kennis, de opdrachtgever namens het ministerie, zegt over de uitkomst van de aanbesteding: “De prijsstelling van QDelft speelde een belangrijke rol. Maar ook de samenwerking tussen QDelft en CentERdata, dat veel expertise heeft op het gebied van modelmatige en schattingstechnische aspecten, vonden we belangrijk.”

De aanpak: de scrum-methode

In het RADON-programma dat QDelft ontwikkelde is veel functionaliteit terug te vinden van het oude Lector-systeem. QDelft moest eerst de oude code van Lector vertalen, want voor RADON werd gebruik gemaakt van Microsoft-software. Voor de bouw van RADON is op initiatief van QDelft gekozen voor een efficiënte aanpak waarbij de bouw wordt opgesplitst in sprints: de scrum-methode. Per sprint leverde QDelft een stuk werkende software op, die vervolgens werd gedemonstreerd. Over deze manier van werken is het ministerie zeer te spreken. De Directie Kennis vertelt: “De scrum-aanpak was voor ons nieuw, maar deze is ons erg goed bevallen. Dat kwam mede door de hechte onderlinge communicatie tijdens het project. Bij iedere sprint legde QDelft ons uit wat er gebouwd was. QDelft had ons vooraf goed geïnformeerd over hun scrum-aanpak, waardoor we er vanaf het begin vertrouwen in hadden. Dat vertrouwen heeft QDelft ruimschoots waargemaakt.”

De samenwerking

Een van de belangrijkste succesfactoren was de hechte communicatie tussen de opdrachtgever, QDelft en onderaannemer CentERdata. De Directie Kennis: “De communicatie tijdens de sprints verliep uitstekend. QDelft besteedde daar veel aandacht aan. Maandelijks kwamen we met onze begeleidingsgroep bijeen om de voortgang te bekijken. Iedere sprint werd uitgebreid toegelicht en getest. Daarnaast hadden we natuurlijk ook veel contact per mail en telefoon. Dat alles resulteerde in een optimale communicatie en een hechte samenwerking, waarbij wij snel feedback konden geven.” Ook de samenwerking met CentERdata verliep hecht en droeg bij aan het succesvolle verloop van het project. Belangrijk was ook de informatievoorziening door het ministerie, waar QDelft altijd terecht kon met inhoudelijke vragen op het gebied van onderwijs.

Het resultaat

Dankzij de gekozen scrum-aanpak door QDelft stond eigenlijk al voor de oplevering vast dat het resultaat weinig te wensen zou overlaten. Begin 2011 vond de uitgebreide testfase voor het nieuwe systeem plaats. Daarbij is een oude raming uit het Lector-systeem herhaald, zo vertelt de Directie Kennis. “Voor ons was de testfase de ultieme bevestiging dat RADON goed functioneert. We zijn zeer tevreden over het opgeleverde resultaat. RADON werkt zoals we willen, en het voldoet aan onze wensen. RADON is beter gedocumenteerd en beter onderhoudbaar. Voor ons is dat een belangrijke vooruitgang. Daarnaast is het werken met sprints een succesvolle methode gebleken die ons zeer aanspreekt.” Door gebruik te maken van de nieuwste technieken is het technisch en functioneel beheer van RADON veel gemakkelijker dan bij voorganger Lector. Ook qua planning zijn de gestelde doelen gehaald. RADON werd in maart 2011 opgeleverd, ruim voor het in de aanbesteding genoemde moment van mei 2011. De Directie Kennis besluit: “Ook dat is een van de grote plussen waar QDelft voor heeft gezorgd.”

De voordelen van scrummen

Het grote voordeel van scrummen is dat de opdrachtgever als het ware meegroeit met een in aanbouw zijnd systeem. Op die manier ontstaat een eindresultaat waarbij de klant nooit voor vervelende verrassingen komt te staan. Met de scrum-methode zijn aanpassingen eenvoudiger en sneller door te voeren. Bij de conventionele bouwmethode, met een oplevering in één keer, zijn aanpassingen alleen achteraf mogelijk. Daardoor zijn die veel lastiger en dus ook kostbaarder. Bij de scrum-methode houdt de opdrachtgever zelf de controle en kan deze tijdig nieuwe wensen ten aanzien van de functionaliteit aangeven. Met de scrum-methode is snel bijsturen mogelijk en ontstaan geen doorwerkende fouten. Om kort te zijn: scrummen is efficiënter en zorgt zo voor een betere prijs/kwaliteitsverhouding.